Wyobraźmy sobie idealne środowisko pracy. Czy jest to szef, który niczym Terminator chodzi pomiędzy biurkami, wytykając jedynie błędy? Czy może pracownicy, którzy robią, co chcą, za nic mając zdanie swojego przełożonego? Każdy z dwóch, przywołanych tu celowo, skrajnych i przekoloryzowanych wariantów nie jest idealnym modelem współpracy i wzajemnej komunikacji. A dobra komunikacja, zwłaszcza umiejętność udzielania konstruktywnej informacji zwrotnej, przynosi korzyści obydwu stronom. Dawanie informacji zwrotnej to sztuka, której warto się nauczyć. Z pomocą w takiej sytuacji przychodzi metoda FUKO. Dzięki niej temat udzielania feedbacku powinien stać się dla Ciebie sprawą bardzo prostą. Sprawdź, na czym polega metoda FUKO i dowiedz się, jakie korzyści za sobą niesie.
Spis treści
Metoda FUKO- co to jest i na czym polega??
Metoda FUKO (technika FUKO) to taki model udzielania informacji zwrotnej, który opiera się na rzeczowej i służącej realizacji celu krytyce oraz jasnym przedstawieniu oczekiwań. Nazwa to skrót od pierwszych liter słów, które wskazują, jak powinien wyglądać poprawny komunikat:
- Fakty
Mówimy o faktach- konkretnych sytuacjach, wydarzeniach, zachowaniach, unikając uogólnień i oceniania samej osoby rozmówcy.
- Uczucia
Chodzi tutaj o nasze osobiste odczucia, emocje, które powoduje konkretne zachowanie rozmówcy.
- Konsekwencje
Nie chodzi tu tyle o groźbę, ale o możliwe skutki dla pracy np. całego zespołu, firmy, jakie niesie dane zachowanie pracownika.
- Oczekiwania
Tutaj przedstawiamy konkretnie, jak chcielibyśmy, by pracownik postępował w przyszłości i ewentualnie wskazujemy, w jaki sposób może zaspokoić nasze oczekiwania.
Przekazując informację zwrotną danej osobie, powinniśmy pamiętać o wszystkich 4 elementach. Są jak szczeble, które tworzą drabinę prowadzącą do rezultatu. Na początku przedstawiamy fakt, którym może być np. niewywiązanie się pracownika z powierzonego mu zadania. Następnie informujemy, jak czujemy się w związku z zaistniałą sytuacją. Na końcu uprzedzamy o przewidywanych konsekwencjach i oczekiwaniach wobec pracownika.
Przykład użycia Metody FUKO – opis sytuacji
Wyobraź sobie następującą sytuację:
Mariola już od dłuższego czasu notorycznie spóźnia się do biura, a swoje projekty wykonuje niedbale. Jej szef, zamiast wyładowywać na niej negatywne emocje, używa metody FUKO. Na początku przedstawia fakty. Nie mówi Marioli, że jest leniwa i spóźnialska, ale zauważa, że prawie codziennie się spóźnia, a w swoje projekty mogłaby włożyć więcej pracy. Następnie informuje, że przykro mu z tego powodu, ponieważ uważa, że Mariolę stać na więcej. Ewentualną konsekwencją takiego działania mogłoby być np. zagrożenie nieprzyznania premii. Następnie szef przedstawia swoje oczekiwania wobec Marioli, którymi są punktualność i większe zaangażowanie. Wykorzystany w komunikacji model FUKO pozwala jasno i klarownie podsumować sytuację bez eskalowania emocji, a co najważniejsze sprecyzować oczekiwania na przyszłość.
Zalety metody FUKO
Co można zyskać stosując metodę FUKO? Technika ta zapobiega prokrastynacji i negatywnym emocjom. Klarownie przedstawione informacje bez problemu docierają do naszego mózgu, dzięki czemu skupiamy się na celu, a nie na fakcie, że zostaliśmy źle ocenieni. Jeżeli ktoś w sposób brutalny skrytykuje nas w obecności innych osób, nasze uczucia nie pozwolą nam w stu procentach skupić się na pracy, która w efekcie nie przyniesie oczekiwanych rezultatów. W tej sytuacji nikt nie jest wygrany, ale dzięki FUKO można doprowadzić do sytuacji win-win.
Model FUKO zapobiega eskalacji niepotrzebnych i negatywnych emocji
FUKO pozwala przekazywać informację zwrotną w sposób rzeczowy, nie wzbudzający negatywnych emocji. Krytyka nigdy nie jest łatwa dla odbiorcy, ale również dla nadawcy. Stanowisko pracodawcy, szefa czy koordynatora ważnego projektu wiąże się z ogromną odpowiedzialnością i konsekwencją w działaniu. Udzielanie informacji zwrotnej czasami bywa dla nas trudne. Emocje lubią nami rządzić i w kryzysowych sytuacjach często tworzymy negatywną atmosferę w pracy, a traci na tym współpraca zespołowa. Z kolei strach przed skrytykowaniem bądź upomnieniem pracownika może spowodować nieprzyjemne konsekwencje, a w dłuższej perspektywie prowadzić nawet do wypalenia zawodowego. Właśnie dlatego Metoda FUKO to idealne rozwiązanie dla osób, które chcą przekazać rzeczową i konsekwentną krytykę.
Konstruktywna metoda FUKO działa nie tylko w pracy
Informację zwrotną FUKO możesz wykorzystywać nie tylko w sytuacjach oficjalnych, ale także podczas rozwiązywania konfliktów na tle prywatnym. FUKO to recepta na dobrą komunikację zarówno dla osób impulsywnych, jak i nieśmiałych. Udzielanie informacji zwrotnej nigdy nie było prostsze. Spokojne i konsekwentne mówienie o swoich uczuciach i oczekiwaniach przyda się w relacjach z rodzicami, partnerem, dziećmi. Metoda FUKO to najprostszy sposób, aby odnieść komunikacyjny sukces w sferze zawodowej oraz prywatnej.
Przykład informacji zwrotnej w sferze prywatnej:
- „Dziękuję, że zająłeś się dziećmi. Oglądały jednak film, który nie jest odpowiedni dla ich wieku (fakty). Przykro mi, że tak się stało (uczucia). Przez to mogą mieć problemy ze snem i następnym razem będę obawiała się powierzyć ci opiekę nad nimi (konsekwencje). Proszę, byś w przyszłości kontrolowała to, co oglądają (oczekiwania).”
Przekazywanie informacji zwrotnej – co to znaczy feedback?
Udzielanie informacji zwrotnej, pozytywnej czy też negatywnej, często w środowisku zawodowym określane jest jako feedback (z jęz. ang.). Co to znaczy? Jest to nic innego, jak informowanie pracowników wykonujących powierzone zadanie, o stopniu zadowolenia lub niezadowolenia z efektów ich pracy na różnych etapach ich działania. Po co mamy mówić drugiej osobie, że coś nam się w jej zachowaniu nie podoba? Feedback niekoniecznie musi opierać się tylko na ocenie pracy. Często informacja zwrotna dotyczyć może preferencji zlecającego zadanie lub uwag pomocniczych, które ułatwią pracownikowi spełnienie oczekiwań czy też kierowanie się odpowiednią ścieżką myślową podczas realizowania swoich obowiązków. Chcąc więc zachować dobrą, przyjazną atmosferę w pracy, przy jednoczesnym utrzymaniu motywacji pracownika do działań na wysokim poziomie, warto stosować komunikację pomiędzy podwładnymi a zwierzchnikami opartą o dobrze skonstruowaną informację zwrotną czyli o metodę FUKO.
Przykłady konstruktywnego feedbacku
Przykłady przedstawione poniżej prezentują, jak może wyglądać poprawny komunikat wraz z konstruktywną krytyką:
- „świetnie poradziłeś sobie z przygotowaniem oferty, jednak proszę, abyś następnym razem dokładniej sprawdził obecne ceny na rynku”
- „cieszę się, że znalazłeś tyle różnych motywów, ale wolałbym, żebyś na przyszłość kierował się stylem naszej marki”
- „dobrze, że wykonujesz wszystkie zlecone projekty na czas, jednak lepiej, żebyś bardziej przykładał się do jakości, martwię się, że za bardzo skupiasz się na szybkości wykonania zadania”
- „Bardzo cieszy mnie fakt, że umiesz samodzielnie wykonywać powierzone zadania, następnym razem, weź jednak pod uwagę zdanie twoich kolegów, w końcu jesteśmy zespołem”
Brak informacji zwrotnej – dlaczego warto dawać feedback?
Dawanie informacji zwrotnej pracownikowi zawsze ma sens. W różnych sytuacjach zespół ma prawo wiedzieć, czy dobrze wykonuje swoją pracę. W ten sposób pracownik dowiaduje się, czy jego praca jest zgodna z oczekiwaniami przełożonego. Managerowie często zapominają o znaczeniu tej informacji dla danej osoby. Według nich praca jest zrobiona, wszystko więc powinno być dla wszystkich jasne. Tymczasem podczas udzielania feedbacku manager przekazuje pracownikom ważne informacje. Np. wykonujesz swoją pracę dobrze lub bardzo dobrze, szanuję Twoją chęć rozwoju, cenię sobie naszą współpracę, pracuj dalej w ten sposób etc. Informacja zwrotna przełożonego ma ogromne znaczenie szczególnie dla osób nowych czy pracowników o niskiej samoocenie, które nie są pewne, czy to, co robią, robią w sposób właściwy. Warto pamiętać, że brak informacji zwrotnej nie jest równoznaczny z pozytywną oceną pracy pracownika.
Pozytywny feedback, a negatywny feedback
Temat feedbacku dotyczy informacji zwrotnej negatywnej, jak i feedbacku pozytywnego. Jeśli chodzi o feedback pozytywny, sprawa jest prosta. Pozytywna informacja zwrotna budzi pozytywne emocje i nie wiąże się z nieprzyjemnością dla żadnej ze stron. Jednak w trakcie swojej pracy manager staje przed koniecznością udzielania różnych informacji zwrotnych. Dający feedback ma więc często przed sobą naprawdę bardzo trudne zadanie. Najtrudniej jest udzielać negatywny feedback. Umiejętność przekazywania negatywnego feedbacku drugiej osobie w sposób rzeczowy, tak, by nie urazić przy tym drugiej strony, to prawdziwa sztuka. Zachowanie osoby, której masz coś do zarzucenia, w takiej sytuacji może być bowiem bardzo różne, zwłaszcza jeśli spodziewa się po tej rozmowie zgoła czegoś innego. W trudnych sytuacjach odbiorca informacji zwrotnej, która jest negatywna, może zareagować płaczem czy podniesionym głosem. Dlatego, by tego uniknąć, tak ważne jest, by negatywna informacja zwrotna przygotowana była w sposób przemyślany i rzeczowy, a przekazana bez emocji. Bowiem feedback negatywny sam w sobie nie jest łatwym komunikatem, a co dopiero gdy w grę wchodzą niepotrzebne emocje. Klarując sytuację drugiej osobie, pamiętaj o profesjonalnym dystansie.
Konstruktywny feedback – jak przekazywać informację zwrotną, by miało to sens?
Nie jest łatwo mówić drugiej osobie, że jej praca nie spełnia oczekiwań. Umiejętność przekazywania konstruktywnego feedbacku to prawdziwa sztuka. Osoba przekazująca informację zwrotną powinna być profesjonalna i dobrze przygotowana do sesji informacji zwrotnej. Zaś sama informacja zwrotna, by miała sens, musi zawierać wszystkie kluczowe dla pracownika informacje. Stosując metodę FUKO, masz pewność, że odbiorca dostał od Ciebie komplet niezbędnych informacji, innymi słowy, że jest to konstruktywny feedback. Podczas udzielania informacji zwrotnej pamiętaj, by powstrzymać się od wyrażania emocji. Pracownik powinien otrzymać rzeczową informację zwrotną dotyczącą jego pracy lub zachowania w pracy, nie jego jako takiego. Udzielając drugiej stronie informacji, nie zapomnij o jasnym i klarownym wyłuszczeniu Twoich oczekiwań na przyszłość. Jeśli pracownik otrzyma tylko część informacji zwrotnej np. że wykonuje danego zadania tak, jak trzeba (fakty), to nadal nie będzie wiedział, co robić, by to poprawić.
Konstruktywne informacje zwrotne – jak prawidłowo udzielać feedback?
Jak powinien wyglądać poprawny komunikat? Dając pracownikowi feedback, innymi słowy konstruktywne informacje zwrotne, pamiętaj, że ma on na celu doprowadzić do uzyskania pożądanego przez Ciebie rezultatu. Powinieneś powstrzymać się od oceny pracownika, a oceniać jedynie jego pracę -postępy w pracy czy sposób realizacji zadań. Nie ograniczać się jednak tylko do krytyki zachowania drugiej osoby, a dać jej wskazówki, jakie są Twoje oczekiwania wobec niej i ewentualnie jakimi sposobami może je spełnić. Dobra sesja konstruktywnej informacji zwrotnej to taka, po której pracownik wie, jakie zachowania z jego strony są niepożądane oraz co powinien zrobić, by tę sytuację zmienić.
Inne modele informacji zwrotnej
Istnieje więcej modeli udzielania feedbacku. Inną metodą udzielania informacji zwrotnej jest np. SBI i jest to skrót od pierwszych liter słów:
- S – SYTUACJA (SITUATION)
- B – ZACHOWANIE (BEHAVIOUR)
- I – WPŁYW (IMPACT)
Jest to technika nieco uproszczona w porównaniu do FUKO. Ten model skupia się na opisie sytuacji, które prowadzić będzie do zachowania oraz ewentualnych konsekwencji, które z niego wynikną.
Innym przykładem modelu dawania informacji zwrotnej jest model 3 KA. Polega on na tym, że nadawca komunikatu przedstawia pozytywy i negatywy wraz z ich uzasadnieniem. Ten typ feedbacku jest typem informacji zwrotnej miękkiej. Nadawca odnosi się potencjału pracownika, wskazując mu kierunki dalszego rozwoju. Komunikat w modelu 3KA ma następującą konstrukcję:
- fakt / konkretne zachowanie / sytuacja
- pozytywna ocena, dobre strony i korzyści wynikające z faktu
- negatywna strona i wynikający z niej skutek
- alternatywny wariant zachowania na przyszłość
Modeli przekazywania feedbacku jest całkiem sporo. Warto poznać i wypróbować choć kilka z nich, by dobrać jak najlepszy model komunikacji do własnych potrzeb.
Podsumowanie
Dobra komunikacja pomiędzy zwierzchnikiem a pracownikami to klucz do sukcesu każdego przedsiębiorstwa. Wzajemny szacunek i uznanie połączone z konstruktywną krytyką stanowi receptę na przyjazne środowisko pracy, gdzie nie ma miejsca na nadmierny stres i wypalonych pracowników. Kiedy dawać informację zwrotną (feedback)? Feedback od przełożonego np. w oparciu o proponowaną metodę FUKO stanowi dobry sposób na pochwalenie pracownika przy jednoczesnym uświadomieniu mu, gdzie popełnia błąd, w sposób niewpływający negatywnie na jego samopoczucie lub zaniżenie samooceny. Sesje informacji zwrotnej powinny być regularne. Model FUKO to technika udzielania konstruktywnego feedbacku, która może mieć także zastosowanie w życiu codziennym, ułatwiając komunikowanie się z bliskimi bez rozniecania niepotrzebnych konfliktów. Pamiętaj, na naukę i doskonalenie umiejętności udzielania skutecznego feedbacku nigdy nie jest za późno. Potrzebujesz wsparcia w rozwoju umiejętności udzielania informacji zwrotnej w Twoim zespole? Doradzić Ci w tym może psycholog biznesu